• Termine für Ortsbegehungen, Sichtung der Organisation und Gespräche mit Verantwortlichen
• Termin/e für die Sichtung von Dokumentationsunterlagen (sofern erforderlich)
• Liefertermin/e für Ausarbeitungen und Audit gem. Vertragsvereinbarung
• Termin/e für Schlussbesprechungen
• Ggf. Folgetermin/e zur weiteren Umsetzung von beschlossenen Maßnahmen im Rahmen der beauftragten Auditierung, sofern gewünscht und vereinbart
• Wiederkehrendes Audit innerhalb angemessener und vorgegebener Frist und Etablierung eines strukturierten Betreiberpflichtenmanagements.

Im Rahmen der Bearbeitung erfolgt neben der Aufnahme und Sichtung relevanter Anlagen und Bauteile ebenso eine Bewertung unter Berücksichtigung des Einsatzzwecks und möglicher Folgen aufgrund von Ausfall, Fehlfunktion oder ggf. Abnutzung. Aus dieser Bewertung ergeben sich dann notwendige Maßnahmen und Fristen hinsichtlich Inspektion, Instandsetzung, Wartung oder Prüfung. Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise und einer systemischen Betrachtung können Optimierungspotenziale und Synergien erkennbar werden, die den Gebäudebetrieb nicht nur qualitativ, sondern auch quantitativ vorwärts bringen. Besonders vorteilhaft kann eine Auditierung auch zusammen mit Brandschutzbegehungen durchgeführt werden. Das Ingenieurbüro bietet mit der Gebäudeinspektion diese kombinierte Leistung an, so dass hierfür keine zusätzlichen Termine anfallen und somit Bewirtschaftungsprozesse gleichzeitig optimiert werden können. Das Ergebnis der Brandschutzbegehung fließt dann automatisch in die Ausarbeitung zum Audit ein und vereinfacht damit ebenso die Dokumentation und maßnahmenbezogene Aktivitäten.

Eine Auditierung führt auf vorteilhafte Weise in ein strukturiertes Betreiberpflichtenmanagement. Neben den o. g. Elementen kann eine Erweiterung der Inspektion um eine Instandsetzungsplanung mit Kostenschätzungen von Vorteil sein, so dass mit der im Rahmen der Inspektion vorhandenen und aktualisierten Datenbasis gleichzeitig eine umfängliche und strukturierte Instandhaltungsplanung möglich wird. Dies führt zu einer weitergehenden systemischen Betrachtung mit konkreteren Optimierungsansätzen. Hierdurch wird eine Kostenplanung ermöglicht und es werden Kennzahlen sowie Vergleichbarkeiten für anstehende Entscheidungen und Investitionen geschaffen. Mit dem Instandsetzungsmanager als Software steht dem Ingenieurbüro ein bewährtes Werkzeug für die Bearbeitung zur Verfügung. Gleichzeitig entsteht eine Aufwandsreduzierung für wiederkehrende Auditierungen oder Reviews.

Mögliche Komponenten / Leistungsstufen:

Gebäudesicherheitsaudit

+ Brandschutzbegehung

+ Instandsetzungsplanung

+ Betreiberpflichtenmanagement

-> Zum Beitrag Warum?

-> Zum Beitrag FAQs

Betreiberverantwortung

Unter der Betreiberverantwortung ist die rechtliche Verpflichtung für den sicheren Betrieb einer Anlage, eines Gebäudes oder ähnlicher Einrichtungen zu verstehen.

Maßgebend für die Klarstellung der Betreiberverantwortung ist dabei die Definition des Betreibers.

Der Begriff „Betreiber“ wurde u. a. vom Bundesgerichtshof (BGH) als oberste Instanz in Deutschland mit der Entscheidung vom 14.7.1988 (III ZR 225/87) bestimmt. Darin heißt es:

„Betreiber einer Anlage ist, wer die tatsächliche Sachherrschaft über ihren Betrieb ausübt und die hierfür erforderlichen Weisungen erteilen kann. Es kommt nicht darauf an, wer Eigentümer ist, für die maßgebliche tatsächliche Verfügungsgewalt über deren Betrieb ist die Eigentümerstellung nicht entscheidend. Es kommt darauf an, wer die mit der Unterhaltung verbundenen rechtlichen und tatsächlichen Einwirkungsmöglichkeiten hat.“

Im Bereich von Gebäuden, Anlagen oder vergleichbaren Einheiten können dies sein:

• Eigentümer
• Verwalter
• Gebäudedienstleister
• Mieter.

Unter Berücksichtigung von tatsächlicher Sachherrschaft und Einwirkungsmöglichkeiten resultiert dann eine Verantwortung, die als Betreiberverantwortung bezeichnet wird. Eine richtlinienkonforme Gebäudeinspektion kann diesbezüglich relevante Vorgaben prüfen und transparent machen und eine entsprechende Umsetzung nachhaltig unterstützen.

Maßgebende Richtlinie

VDI-MT 3810

Eine maßgebende und praxisorientierte Richtlinie zur Umsetzung der Betreiberverantwortung, insbesondere im Immobilienbereich, ist die VDI-MT 3810. Sie beschreibt die wesentlichen Inhalte und Anforderungen und berücksichtigt gut die individuellen Erfordernisse unterschiedlicher Immobilien. Die Richtlinie fordert für einen rechtssicheren Betrieb eine regelmäßige Gebäudeinspektion in Form eines Audits zur Gebäudesicherheit (Gebäudesicherheitsaudit), welches i. d. R. jährlich durchzuführen ist. Dabei ist insbesondere Blatt 1 der Richtlinie relevant.

Mit dem Audit werden die Betreiberpflichten konkretisiert und die relevanten Maßnahmen überprüft. Ein Audit ist

• lebenszyklusorientiert
• risikooptimiert
• richtlinienkonform

und unterstützt somit nachhaltig den Gebäudebetrieb in vielfältiger Weise unter Berücksichtigung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Die Erstellung eines Audits erfolgt gem. VDI-MT 3810 Blatt 1 durch das Ingenieurbüro und kann der Beginn zur strukturierten Optimierung des Betriebs von Gebäuden, Anlagen oder ähnlichen Einrichtungen sein und die Risiko- und Kostenstruktur maßgeblich positiv beeinflussen. Eine wesentliche Grundlage des Audits ist eine Inspektion der relevanten Gebäude und Anlagen inkl. zugehöriger Dokumente. Der Betreiber erhält durch das Audit wertvolle Erkenntnisse und Empfehlungen sowie eine erhöhte Rechtssicherheit und Transparenz. Ein qualifiziertes und regelmäßig durchgeführtes Gebäudesicherheitsaudit kann darüber hinaus zu niedrigeren immobilienbezogenen Versicherungsbeiträgen führen und als Bestandteil zur Beitragsoptimierung herangezogen werden.

Basis für eine kontinuierliche Kostenoptimierung

Softwareunterstützte Gebäudeinspektion

Ein Audit ist interdisziplinär und eine Unterstützung durch geeignete Software sinnvoll. Im Rahmen der Gebäudeinspektion setzt das Ingenieurbüro bereits seit 2015 eine eigene Softwareentwicklung ein, den Instandsetzungsmanager. Der Instandsetzungsmanager wurde ursprünglich für den Bereich der Instandsetzungsplanung entwickelt und dann schrittweise um die wesentlichen Bereiche der Instandhaltung und des Betriebs kontinuierlich weiterentwickelt. Mit dem Instandsetzungsmanager wurden seit Beginn über 460.000 m² BGF bearbeitet (Stand: Dezember 2024).

Das frühzeitige Erkennen der Notwendigkeit von softwareunterstützten Gebäudeinspektionen wurde durch Veröffentlichung der aktuellen VDI-MT 3810 letztlich bestätigt und bietet dem Ingenieurbüro und seinen Kunden zahlreiche Vorteile rund um Betreiberverantwortung sowie kostenoptimalen und rechtssicheren Gebäudebetrieb. Der Instandsetzungsmanager kann als ausgezeichnetes Basiswerkzeug für die Erstellung eines Gebäudesicherheitsaudits gem. VDI-MT 3810 eingesetzt werden und berücksichtigt ebenso die Vorgaben der Beleihungswertermittlungsverordnung (BelWertV). Der Ablauf ist strukturiert und berücksichtigt alle wesentlichen Bereiche (systemische Bearbeitung). Die Betreiberverantwortung wird besser handhabbar, Kosten und Prozesse werden transparenter und planbar. Wiederkehrende Auditierungen erfahren somit eine weitergehende Standardisierung und Vereinfachung. Hiervon profitiert ebenfalls eine Optimierung der Nutzungskosten.

Fazit: Das Gebäudesicherheitsaudit bietet nicht nur die Basis für die Erfüllung der Betreiberpflichten, sondern ermöglicht gleichzeitig den Einstieg in eine kontinuierliche Immobilienoptimierung und lässt sich mit Brandschutzbegehungen und einer Instandhaltungsplanung sinnvoll kombinieren. Es entsteht eine Grundlage für eine strukturierte Betrachtungsweise zu Risiken, Kosten und Potenzialen.

-> Zum Beitrag Wie?

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